【おたよりの分類と保管】スムーズなおたより処理の仕組みをつくる mkさんの片づけ日和

新年度は小学校や幼稚園などから、大量のおたよりが配布される季節です。毎日のおたより処理は意外と大変で、ついつい後回しにしてしまいがち。しかし、後回しにすればするほど情報の鮮度は落ちてしまい、処理のタイミングを見失って忘れ物などにつながる可能性が…。優先順位や内容できちんと分類し、暮らしにあった保管の仕方を実践できれば毎日のおたより処理も驚くほど簡単になります。そこで今回は、ストレスなくおたよりをスムーズに処理するためのコツをご紹介します。

おたよりの中にも、日単位、週間単位、月単位で配布されるものがあります。毎日確認したい時間割などは常に見えるところに置いておきたい一方で、 月単位で配布される学校だよりなどは、内容確認すること自体が目的であり、一度目を通したあとは処分対象になります。 週報などの週単位で配布されるものは、1週間保管して翌週には処分するというように、 それぞれのおたよりの破棄時期を明確にしておきましょう。

おたよりの中でも、バザーや運動会など、数週間から数カ月先の行事についてお知らせするものもあります。 そのような配布時期とイベント実行時期が離れているものについては、「一時保管」のカテゴリに保管しておき、 手帳などに記録した実行日が近づいてきたら再確認するような仕組みにしておけば、おたよりを紛失する心配もありません。

ほとんどのおたよりは確認を済ませたり、イベントが終われば破棄対象となる一方、年度を通して保管しておくことが望ましいおたよりもあります。 学校や幼稚園の基本方針をまとめたもの、連絡網、PTA役割分担表、園バス時刻表などが、年度を通しての保管対象となります。 何かあったときに確認が必要になりそうなこのようなおたよりは、ファイルにまとめておくことをおすすめします。 小学校や幼稚園で必要な情報も違ってくるので、「一校（一園）一ファイル」として、基本情報をまとめたファイルを準備すると、 確認作業もスピーディになります。

マグネットボードなどにすべてのおたよりを貼っておくと、いつでも確認できるというメリットがあります。 一方で、視界に入る情報量が多すぎて、どのおたよりが重要かがわかりにくくなるというデメリットがあります。 そこで、貼るおたよりは最小限にするためのルールをあらかじめ作っておきましょう。 例えば、イベント1週間以内の日付のおたよりや、提出日が固定されているおたよりなど、 近いうちに再確認が必要なものや提出日が近いもののみを貼るといったルールがあれば、 貼るべきおたより数を最小限にできます。

学校や幼稚園から持ち帰ったおたよりは、目を通すだけでなく記入や押印が必要なものもあります。 受け取ったおたよりを一度に処理できるように、「おたより処理グッズ」をまとめておくのもよいでしょう。 筆記用具、はさみ、印鑑、シュレッダーなどを一箇所にまとめておくと、必要なものを取りに行く手間が省け、 タイミングを逃すことなくおたより処理できるようになります。

確認済みのおたよりや、イベント後のおたよりなど、不要になったものは個人情報が記されていないか確認したうえで裏紙扱いにします。 その際、おたよりを貼ったり保管したりする場所の近くに裏紙行きスペースを設けておくと、その場でおたより分類をスムーズに行えます。

おたよりを処理するもの、破棄するもの、一時保管へ移すものなど、一連の動作がスムーズに進められる保管場所を設けましょう。 おたより処理作業がスピーディーにつながるポイントです。 処理、破棄、保管といったそれぞれの動作が一箇所で済むような場所を、 キッチンの側に設けておくと、子供たちの帰宅時間と夕食の準備時間が重なるような忙しい時間帯でも、流れ作業のようにおたより処理をすることが可能になります。

ほとんどのおたよりには、イベント等の日付や提出期限等の日付が記入されています。 それらの日付をスケジュール帳に記していても、タスク量が増えれば増えるほど忘れてしまう可能性は高くなります。 そんなときは、 おたより管理アプリのアラーム機能を使うのもおすすめです。 アラームを設定しておけば、日付が自動的に表示されるので、忙しい方にこそおすすめです。

おたよりは、分類と破棄ルールをしっかりと決められたら、あとはその流れに沿って処理するだけなので、 実はそう難しいものではありません。逆に、分類と破棄ルールが明確になっていなければ、おたよりが迷子になったり、 不要なはずのおたよりがいつまでも居座ってしまいます。まずは一ヵ月、学校や幼稚園から配布されるおたよりの種類と 動向を観察して、暮らしに沿ったおたより管理の仕組みを作ってみませんか。