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家庭書類収納のファイル活用方法 mkさんの片づけ日和

「家庭書類」とひとまとめに言っても、保証書や取扱説明書など情報はひとつひとつ違い、情報の分け方や分類の仕方に困ってしまいますよね。まずは、使用頻度や性質を考えながら大まかに分けるところから、書類整理をはじめてみましょう。

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目次

【家庭書類の収納】最小限のアクションで取り出せる仕組み

「家庭書類」とひとまとめに言っても、保証書や取扱説明書など情報はひとつひとつ違い、情報の分け方や分類の仕方に困ってしまいますよね。
また家庭書類は出番が多いものから少ないものまで多岐に渡ります。それぞれがもつ書類の意味と使用用途をしっかりと把握することでその分け方、仕舞い方がわかってくるものです。
まずは、使用頻度や性質を考えながら大まかに分けるところから、書類整理をはじめてみましょう。

01. まずは情報を振り分けることから

■カテゴリを考える■

意識して破棄しなければどんどん増えてしまう家庭書類、まずは要・不要を分けながら、書類のカテゴリを分けていきましょう。

要・不要を分けたらよく使うもの、年に数回程度使うもの、いつ使うか全くわからないもの…と、使用頻度順にカテゴリ分けをします。

使用用途とその頻度を考えながら、カテゴリ分けをしていきましょう。

02. 取り出しやすさ、仕舞いやすさを考えた保管の仕方

■個別フォルダーで分ける■

紙の収納は丁寧に綴じてしまうと、かえって目的の情報を探しにくくなったり、保管しにくくなったりします。 そこで、個別フォルダーで「はさむ」だけのシンプルな収納がおすすめ。 わざわざ個別フォルダーを準備しなくても、クリアファイルを用いて代用することも可能です。

ついつい出しっぱなしにしてしまいがちな紙モノですが、仕舞いやすさを考えた保管方法であれば、使ったらすぐに仕舞うということも億劫な作業にはなりません。

■ラベリングは確実に■

また、家庭書類の収納でも、他のものの収納と同じくラベリングはとても大切です。
確実にラベリングしておき書類を開かなくても何の書類なのか、誰にでもわかるようにしておきましょう。

カテゴライズと保管方法を一度決めてしまえば、そうそう変るものではないので家族にも周知されます。

03. 取扱説明書の収納を考えよう

■取扱説明書の収納■

取扱説明書の収納は多くの家庭で悩みのタネ。
炊飯器、洗濯機、エアコン、プリンターなど、各機器単位に分けて説明書を保管すると、カテゴリ数だけで膨大な数になってしまいます。

例えば炊飯器やトースター、ブレンダーなどは、「キッチン家電」としてまとめてカテゴライズすると、よりわかりやすくなります。
同じようにエアコンや扇風機なども、「空調機器」としてまとめてカテゴライズできます。

また、最近では取扱説明書はメーカーのホームページですぐに参照できるので、あえて紙の取扱説明書を保管しておかないという選択肢もあります。

ご家庭の生活スタイルにあう取扱説明書の保管の仕方にしていきましょう。

04. カテゴライズしにくいものも受け入れられるように

■間口を広げる収納■

取扱説明書の他にも、きちんとした保管場所を設けておきたい書類があります。

一つ目は「通信機器」。今では一家に1台ある携帯(スマートフォン)やPC、タブレットなどの通信機器についての書類。ほかにもインターネット接続の際に必要な書類は、機種交換や引っ越しなどのタイミングで必要になる可能性があるので、きちんと保管しておきましょう。

二つ目は「おもちゃ」。おもちゃの中には、組み立てや設定が必要なものもあり、同時に保証書がついてくるおもちゃも多くあります。他の家電と混合させないよう、きちんと分けて保管しておきましょう。

三つ目は「カテゴライズできない書類」。
「通信機器」、「おもちゃ」などのカテゴリに属さない、メガネの保証書や健康器具の説明書などは「とりあえず」保管しておくフォルダーを準備するとよいでしょう。

05. 重要書類はファイリングしてまとめておく

■ファイリングでまとめる■

個別フォルダーでカテゴライズした方がよい取扱説明書などと違って、あえてファイルに綴っておいた方がよい書類もあります。例えば住宅ローンや、土地に関する書類がその一つです。ローンの借り換え、リフォームのときなど、限られたときにしか出番はありませんが、 情報をバラバラにしておくと、どれが必要になるか分からなくなってしまうため、1か所にまとめておいた方がよいでしょう。

土地に関する書類など再発行できない書類もあるので、要・不要の選別が難しい書類についてはむやみに破棄せずに、ファイルに綴ってまとめておくことも大切です。

06. 保険関係の書類収納

■年に一度更新の書類は一冊に■

家庭書類の中で重要な書類の一つにあげられるのが、保険などの証書類です。

保険の証書は1年に1度、新しいものが発行されることがほとんどで、最低でも1年に1度、新しい証書に変える必要があります。

証書は1冊のファイルにまとめて、新しいものが送付されたタイミングで確実に入れ替えるようにしておき、常に最新の状態にしておくことが大切です。

■個人単位のラベリング■

保険の証書は生命保険や医療保険に加えて、個人年金、自動車の任意保険、子供の学資保険、住宅の火災・地震の保険など生活スタイルに応じて様々なものがあります。 そんな保険の種類に個人の情報も加わるため、どの証書がどんなもので誰のものなのかを明確にしておく必要があります。

そこで、証書単位に個人単位のラベリングを施すことをおすすめします。
例えば子供の学資保険などは、保険の種類と子供の名前を組み合わせたラベルを作り貼っておくと、「保険の種類」と「被保険者」の情報を一度に得ることができます。
こうしておくことで、いざ必要なときにわざわざ証書の中身を確認しなくても、すぐに取り出せることができるし、年に一度の証書入れ替えの際も、スムーズに入れ替えることができるようになります。

証書が必要な場面はほんの数回ですが、確実に必要なときはやってきます。一枚一枚をわかりやすく、大切に保管して、いざという時にすぐに取り出せるようにしておきましょう。

最後に

家庭書類は整理すること自体が億劫に感じられるかもしれませんが、一度きちんと整理すればあとは「新しいものがやってきたら古いものを取り出す」といったシンプルな動作でその状態を半永久的に維持できるものです。滅多に使わなくても、必ず必要なときがやってくるのが家庭書類です。

整理することが目的ではなく、整理によってもしもの時に必要な情報を的確に取り出せることが目的です。 「もし自分に何かあったら、家族がすぐに取り出せるだろうか」ということを念頭に置きながら整理するとよいのかもしれません。

mkさん プロフィール

mkさん
数年前から片付けと整理整頓に目覚めた3児の母。今では片付けの魅力にすっかりハマり、片付けをすることによって得られる暮らしやすさ、家事の進めやすさ、イライラしない育児を実感し、その片付け効果を全国の悩める主婦(主夫)と共有できるよう、日々発信しています。
著書
片づけ日和 -快適な暮らしを実現させる仕組みづくり- (正しく暮らすシリーズ)
ウェブサイト
IEbiyori

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